Педагог дополнительного образования Клейн Наталья Максимовна представляет разработку занятия по образовательной программе "Основы делопроизводства"
Сценарий занятия «Деловое (служебное) письмо"
Тема занятия: Деловое (служебное) письмо.
Цель занятия: формирование коммуникативной компетентности обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа – деловое (служебное) письмо. Задачи: 1. Получить представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и требованиями, предъявляемыми к оформлению делового письма в соответствии с действующими нормативными документами. 2. Овладеть правилами составления и оформления делового письма при помощи современных информационных технологий (создание бланка письма, общего бланка с использованием шаблонов Microsoft Word). 3. Выявить назначение деловой (служебной) переписки в процессе управления предприятием. 4. Способствовать развитию умений пользоваться изученными стандартизированными терминами.
Тип занятия: комбинированный.
Материалы и оборудование: формуляр-образец делового письма; логическая схема «Документационное делопроизводство»; тестовые задания «Проверь себя. Деловое письмо»; глоссарий; образцы деловых писем; письма-задачи; презентация «Деловое письмо»; орфографический словарь русского языка; раздаточный материал; «волшебный мешочек» с 15-ю карточками видов писем.
Техническое оборудование класса: персональные компьютеры, прикладное программное обеспечение (MS WORD), проектор, экран.
Межпредметные связи: компьютерная машинопись, русский язык и основы редактирования.
Опорные понятия: - Инициатор письма – автор, по инициативе которого, отправляется сообщение. - Оферта - письменное предложение одного лица другому лицу, выражающее желание заключить с ним договор. - Акцепт - письменное соглашение на заключение договора. - Коммуникация – это связь, в ходе которой происходит обмен информацией между системами в живой и неживой природе.
Ход занятия
1. Организационный момент - Сегодня на занятии вы узнаете о новом документе, сможете определить его виды и дать определение. В течение занятия мы будем работать с логической схемой, с опорными конспектами и раздаточным материалом. Выполним тесты и решим задачи для закрепления полученных знаний. В конце занятия должны подвести итог. - С какими видами справочно-информационных документов мы уже знакомы? Ответы обучающихся: докладная записка, акт, справка, объяснительная записка, протокол, выписка из протокола.
2. Основная часть Задание: составить и записать по 3 вопроса о справочно-информационных документах, с которыми уже знакомы. Обучающиеся получают пакет образцов изученных ранее документов, среди которых деловое письмо. - Распределите образцы документов по категориям: организационно-правовые, распорядительные и справочно-информационные. Обучающиеся классифицируют образцы, выясняют, что есть новый вид документа – деловое (служебное) письмо. Предлагаю обучающимся дополнить логическую схему «Документационное делопроизводство» деловым письмом (Приложение 1).
- …Кто первый составил письменное послание? Как оно вы¬глядело и на чем было изложено? Кому было адресовано? Кто написал ответ? Эти вопросы, как и многие другие из нашего прошлого, остаются неразгаданной тайной. Чудо свершилось, когда было произнесено Слово. В справедливости этого положения мы убеждаемся, касаясь самых разных сфер человеческого бытия. Это относится и к производству, бизнесу. В основе создания документоведения лежит Слово, т. е. письменный документ. Он востребован при создании и последующей жизни предприятия, фирмы, организации вне зависимости от ее формы собственности и масштабов деятельности. Современное предпринимательство немыслимо без документного обеспечения, активной деловой коммуникации, переписки. В системе современного управления обмен письмами, бумаго¬творчество иногда занимают до девяноста процентов рабочего времени. Так считают ведущие экономисты. Этот факт под¬тверждается практикой.
- С какой целью происходит деловая переписка между предприятиями? Кому это надо? Что это дает? Давайте попытаемся дать определение деловому (служебному) письму. Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, телеграфом, факсом, электронной почтой и другим способом. - В каждом документе есть необходимый набор реквизитов, которые придают документу юридическую силу. Давайте определим те реквизиты, которые необходимы для делового письма.
Обучающиеся работают в парах, определяют набор реквизитов письма (постоянные и переменные). Работают с формуляром-образцом документа. Обобщение знаний о наборе реквизитов делового письма с учетом нового ГОСТа Р 6.30.-2003. (Приложение 3). Обучающиеся изучают раздаточный материал о видах деловых писем, Работа с текстом конспекта, выделения. (Приложение 4).
- В чем отличие простого текста от письма? Из каких частей состоит письмо? Каков стиль письма? В чем отличие между личной и служебной перепиской? Как еще можно назвать переписку между предприятиями? (общение, информационная коммуникабельность). - Общение выступает необходимым условием бытия людей, без которого невозможно полноценное формирование личности в целом. Реальность и необходимость общения определена совместной деятельностью: чтобы жить люди вынуждены взаимодействовать. Общение позволяет организовывать общественную деятельность и обогатить её новыми связями и отношениями между людьми. Поэтому существует деловая переписка, как между людьми, так и между предприятиями. Деловую переписку отличает широкое разнообразие видов писем: от нормативных писем вышестоящих организаций до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, подтверждение, просьба, гарантия, рекомендация и др. - Особое место в переписке уделяется деловому этикету. Деловой этикет – проявляет себя в форме изложения текста письма, в формулах общения, выражения просьб, напоминаний, отказов, претензий, в заключительных словах. Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т.д. Работа с макетом служебного письма определение параметров страницы, состава реквизитов и их месторасположения на рабочем поле документа. Контроль выполнения задания. Рассмотрение стилистических конструкций, языковых форм и примерных моделей, обращений, объясняющих мотивировку написания делового письма (Приложение 5).
- Вы рассмотрели и проанализировали макет служебного письма. Предлагаю вам деловые письма предприятий и организаций. Прочтите. О чем письмо? Что отличает эти письма? Что общего у всех ваших писем? Какая ошибка допущена в вашем письме? Соответствуют ли они требованиям к деловому письму? Что бы вы, на ваш взгляд, изменили в тексте, дополнили или удалили. Попробуйте. Работа парами. Педагог раздает обучающимся деловые (служебные) письма, в каждом из которых допущены одна из ошибок: нет адреса, подписи, даты, текст без обращения, стиль письма – разговорный, нет справочных данных организации. (Приложение 6). Обсуждение предложенных писем. Выявление пропущенных реквизитов. Работа с глоссарием. Введение и закрепление новых понятий: инициатор письма, оферта, акцепт. Взаимопроверка.
3. Физкультминутка Звучит релаксация. Выполнение комплекса упражнений для спины, плеч, рук, пальцев и глаз. Отдых.
- В чем отличие делового письма от других справочно-информационных документов, каковы его функции? Сравните следующие виды документов: АКТ и ПРОТОКОЛ, ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО и ДЕЛОВАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА и ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. - Каковы функции данных документов? А функции делового письма? А можно обойтись без переписки? Да? Нет? Почему? В чем проблема? Обучающиеся рассуждают, высказывают свое мнение, дискутируют, ищут общее. А можно заменить «деловое» письмо на «телефонное»? Почему нет?
4. Практическая работа Обучающиеся получают образец делового письма. Подготовка к работе на ПК. Выполняют задание в своей рабочей папке, используя возможности MS WORD (шаблоны, стили, табуляция). В процессе выполнения задания закрепить расположение переменных реквизитов делового письма. Проверка задания.
- Предлагаю выполнить практическое задание. Оно более сложное. Перед вами задача-письмо (Приложение 6). Предложенный текст письма выполнен без расстановки реквизитов и необходимого оформления, т.е. сплошной текст. Ваша задача – оформить деловое письмо в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30.-2003. Индивидуальная работа. Взаимопроверка. Коррекция допущенных ошибок. Те обучающиеся, которые быстрее справится с предложенным заданием, еще выполняют дополнительные задания. Презентация-тест «Проверь себя. Деловое письмо». (Приложение 7)
Работа с вопросами теста, оформление ответов. Самопроверка.
- В конце занятия предлагаю вам игровое тренировочное упражнение для закрепления полученных сегодня знаний. Выберите себе делового «партнера по бизнесу». Вид письма вы «выбираете» с помощью «волшебного мешочка». Оговорите тему переписки. Используйте в текстах стилистические конструкции, новые опорные понятия. Автором письма являетесь вы, соответственно, в конце письма инициалы тоже ваши. Выполнение задания. Прочтение и обсуждение писем. Предложить выбрать из составленных писем одно, которому присвоить звание «ОБРАЗЕЦ». Автор письма получает высокую оценку. Закрепление полученных знаний.
- На следующем занятии мы с вами продолжим работать с деловым письмом и узнаем: что такое регистрация деловых писем, входящая и исходящая документация, документооборот и многое другое.
Рефлексия занятия: - Что нового для себя вы сегодня узнали? - К какому виду классификации относится деловое (служебное) письмо? - Какие реквизиты используются в документе? Перечислите виды писем? - Насколько важно грамотно оформлять документы и почему? - Приведите примеры распространенных языковых формул служебного письма. - В чем заключается деловое общение между предприятиями?
Вывод обучающихся: Служебное письмо представляет предприятие – это его визитная карточка. Именно деловое (служебное) письмо является средством связи организации с внешним миром. Деловая переписка используется для реализации информационных связей между организациями, состоящими в различных отношениях с целью ведения переговоров, выяснения отношений, заключения договоров, изложения претензий и т.п. Полученные знания и умения в оформлении делового письма однозначно пригодятся в повседневной жизни, на рабочем месте.
Используемая литература: 1. Р.Н.Моисеев. СОВРЕМЕННОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ». Восток-Запад». 2007. 2. М.И. Басаков. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, издательство «Феникс».2000. 3. В.В.Галахов, И.К. Корнеев и др. ДЕЛОПРОИЗВОДСВТО. Образцы, документы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. ООО «Издательство Проспект», 2005. 4. Н.Макарова, Г.Николайчук, Ю.Титова. КОМПЬЮТЕРНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Учебный курс. Издательство «Питер». 2004. 5. Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Издательство «Питер». 2007. Используемые ЦОРы: презентация «Деловое письмо»; презентация-тест «Проверь себя. Деловое письмо».
Главная 
Сведения об образовательной организации
Образовательная деятельность
Мероприятия
Обратная связь
